همیشه بازخورد شما می تونه فرق مهمی بسازه، البته اگه قابل احترام و هوشمندانه باشه! شما با استفاده از روش و نگاه خود در ارائه بازخورد می تونین بازخوردی بدین که تاثیری هم شأن و شایسته با اونو دریافت کنین. اگه از تحریک بقیه به بروز واکنش دفاعی پرهیز کنین، بازخوردتان حتی می تونه در افراد سازنده باشه. این نکاتِ راهنما به شما کمک می کنه که به کارمندان خود کمک کنین عملکردشون رو پیشرفت دهند.

 

نکاتی واسه ارائه بهترین بازخوردهای ممکن

۱. یک بازخورد موثر نباید کُلی باشه، بلکه باید ویژه و خاص باشه. مثلا، فقط به جای اینکه بگید «گزارش خوبی بود»، بگید «گزارشی که دیروز تحویل دادین، عالی نوشته شده بود و متن آسون فهمی داشت و به نکات موثر و مفیدی در مورد بودجه اشاره کرده بودین.»

یکی از اهداف بازخورد موثر، موثر و سازنده اینه که این امکان رو جفت و جور می کنن رفتار خاصی که شما بیشتر از همه دوست دارین اونو در افراد ببینین، به اونا نشون بدین. بازخورد کلی مثل تشویق و دل گرمی می مونه که موجب می شه کارمندان لحظه ای احساس خوشایندی پیدا کنن، اما باید آشنایی که این بازخوردهای کلی کارکردی در تقویت و تشویق بروز رفتار مثل در فرد ندارن.

۲. تمرکز بازخورد موثر همیشه بر رفتار خاصی قرار داره و هیچ وقت بر شخصی خاص یا اهداف اون متمرکز نیس. مثلا فرض کنین هنگام جلسه ی کارکنان، شمام در مباحثه ای با دیدگاه های مخالف شرکت کردین. موقعی که مثلا مریم تونسته بقیه رو با نظر خود قانع کنه، اگه شما اینجا حواس دیگر حضار شرکت کننده رو پرت کنین، نتیجتا تیر مریم خانوم اینجا به هدف نمی شینه و تا حدی موضع بالادستی خود رو از دست می ده.

۳. بهترین بازخوردها رو راست و واقعا به خاطر کمک دادن مطرح می شن. باور کنین اگه بازخورد دریافتیِ افراد هدف و دلیل دیگری پشت خود داشته باشه، اونا هم متوجه اینجور سوء نیتی می شن. بیشتر افراد یک رادار داخلی دارن که خیلی راحت می تونن بی صداقتی و دورویی رو ردیابی کنن. وقتی بازخوردی مطرح می کنین، همیشه این رو ملکه ی ذهن خود داشته باشین.

۴. بازخورد موثر، اعمال و رفتارهایی رو توضیح می کنه که افراد می تونن کاری واسه اونا صورت دهند. اگه می تونین، تموم وسیله ها، آموزشا، زمان یا حمایت لازم رو ارائه بدین تا شخص بتونه همون گونه که شما ازش خواستین، کار مورد نظرتون رو با موفقیت به آخرسر برسونه.

۵. هر وقت که ممکنه، بنا به خواسته فرد بهش بازخورد بدین چون اینطور بازخورد شما تاثیرگذارتر هستش. واسه ارائه بازخورد اجازه بگیرین و بگید «دوست دارم در مورد سخنرانی، بازخوردی بدهم، شما با این موضوع موافقید؟» این کار به فرد دریافت کننده ی بازخورد کنترل بیشتری بر موضوع می ده که شک نداشته باشین دلخواه تره.

۶. وقتی دارین به تبادل اطلاعات و مشاهدات خاصی می پردازید، دارین بازخوردی رو ارائه می کنین که کارمندان می تونن از اون بهره مند شده و استفاده کنن. البته این قضیه به عنوان پیشنهاد و مشورت به حساب نمیاد مگه اینکه به شما اجازه داده شه یا اینکه پیشنهاد ای از شما بخوان.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   چیجوری برنامه ریزی درسی کنیم؛ نکاتی واسه بهتر درس خوندن 

از کارمندان بپرسید بعد از شنیدن بازخورد، چه جوری می خوان کار رو به نحوی جدا و متفاوت پیش ببرن.در این صورت به جای اینکه به کارمندتان بگید چکار کنه یا چه جوری اونو عوض کنه، بهش کمک می کنین تا نگاه خود رو عوض کنه.

۷.بازخوردتان چه مثبت باشه چه سازنده، اطلاعاتی رو ارائه بدین که تا جای ممکن، به اتفاق مربوطه دقیقا رابطه داشته باشن. بازخورد موثر در زمان مناسب ارائه می شه تا کارمندان خیلی راحت بتونن رابطه بین بازخورد و عملی رو که انجام دادن پیدا کنن.

۸. بازخورد موثر به اینکه کدوم کار انجام شده یا چیجوری انجام شده، مرتبطه و هیچ ارتباطی با چرایی اون نداره. سوال راجبه چرایی، به سوال در مورد انگیزه افراد منتهی می شه که حالت دفاعی رو در فرد برمی انگیزاند. بپرسید که چه اتفاقی افتاده، چیجوری اینجور شده، چیجوری میشه از اینجور نتیجه ای در آینده پرهیز کرد،

چه کمک دیگری ازم ساخته بود؟ و در آینده چه خواستی ازم دارین؟

۹. از حلقه فیدبدک استفاده کنین تا مطمئن شید همه متوجه منظور شما شده باشن؛ مثلا سوالی بپرسید یا اینکه تغییر رفتار رو در افراد مورد مشاهده بذارین. زمانی رو مشخص کنین تا دوباره به بحث راجبه موضوع بدین تا بررسی کنین بازخورد موجب تغییر در کارکرد شده یا اینکه احتیاج به اقدامات بیشتریه.

۱۰. بازخورد موثر باید تا اونجا که امکان داره یک دست و نامتناقض باشه. اگه این اقدامات امروز عالی بودن، باید فردا هم عالی باشن. اگه نقض هدف شرکت، سزاوار تنبیه انضباطیه، همیشه باید درخور تنبیه انضباطی باشه.

نکات کلی واسه ارائه بازخورد موثر

۱. بازخورد، یعنی ایجاد رابطه با شخص یا گروهی از افراد در مورد تاثیری که رفتارشون بر شخص، سازمان، مشتری یا گروه دیگری می ذاره.

۲. بازخوردِ مثبت لازمه صحبت با فرد راجبه کارکرد خوبه. این بازخورد رو به موقع، مشخص و تکراری ارائه بدین.

۳. بازخورد موثر، به فرد راجبه بخش ای که عملکردش می تونه بهبود یابد هم آگاهی میدن. بازخورد سازنده انتقاد نیس، بلکه همیشه توصیفی و جمع به عمل هاس، نه به افراد.

۴. هدف اصلی بازخوردِ سازنده کمک به افراده تا فهمیده باشن در مورد رفتار شغلی کارامد و یا مورد انتظار، در کجای داستان قرار دارن.

۵. تشکر از کارکرد موثر، یک محرک و انگیزه قدرتمنده. بیشتر افراد می خوان تشکر و سپاس بیشتری کسب کنن، پس تشکر می تونه موجب تشکیل اعمال ارزشمندتری هم شه.

منبع : humanresources.about

جلسات کاری رو تبدیل به وسیله موفقیت خود کنین


۳

دسته‌ها: آموزشی